¿Qué es la migración de datos, también llamado traspaso de datos?
Un ERP, tiene dos grandes bloques: el programa y los datos. Es importante diferenciar una cosa de otra. Es frecuente la equivocación y podemos pensar que un ERP no funciona cuando el problema es que los datos están mal. ¿Y porque están mal los datos?: a) Mal uso del programa, b) Los datos se han introducido mal en el sistema, c) Fallo del programa o d) El programa no procesa bien los datos.
“En un programa informático sale lo que entra”. Es decir, si lo informas bien todo va sobre ruedas. En cambio, si los datos de base no están bien, o si con cierta frecuencia tomas atajos, el resultado final es incierto o negativo.
¿Por qué es difícil la migración de datos? Básicamente porque para hacerlo bien son necesarias dos cosas:
Conocer muy bien el nuevo programa. Y muy bien quiere decir: la estructura de datos y el programa en si. Las dos facetas que forman un ERP. Siempre es mejor elegir un ERP que el implantador sea el propio fabricante. No solo porque conoce muy bien su propio ERP, sino porque conocerá perfectamente hasta qué punto puede personalizar el programa y las consecuencias que pueda tener para mantener la coherencia de los datos.
Conocer muy bien todos los procesos de la empresa donde se va a implantar el nuevo sistema. Y esto no se improvisa, requiere tiempo, y el tiempo es dinero. Muy pocas empresas de software disponen de personas capacitadas para entender los procesos de una empresa.
Ante esta situación la mayoría de los implantadores de software han optado por obviar la cuestión de la migración de datos. No hablan del tema y dan por supuesto que no se hace. Sólo los que lo han hecho alguna vez y conocen sus inmensas ventajas se atreven con ello.
Ventajas de hacer la migración de datos:
El proceso de aprendizaje de los usuarios es muchísimo mas rápido. En efecto, los usuarios, al ver desde el primer día sus propios datos en la pantalla tienen una primera aproximación mucho mas positiva al nuevo programa.
Se pueden sacar informes comparativos con periodos anteriores. Aspecto esencial del cualquier ERP. Se evitan, durante años, tener que sacar información de los dos sistemas, juntarlos en un Excel, y luego “cocinar” el Excel para obtener la información final. Y esto durante años. Y quien dice Excel, dice BI, montar procesos ETL, etc. Todo un trabajo adicional, que no aporta nada y que no existiría con una buena migración de datos. Con todo ello se añade mas complejidad al sistema lo que repercute en un mayor coste de mantenimiento, posibles errores, etc. El problema de fondo es que la principal “pata” de un ERP, que son los datos, la tienes divida en dos.
Se deja de pagar la licencia del sistema antiguo. Normalmente y al principio se mantiene una licencia por departamento hasta comprobar que los datos han pasado bien. Si se ha hecho bien la migración, al cabo de tres meses ya no serán necesarias esas licencias. Ahorro directo.
La palabra migración asusta. Nadie te hablará de ello, o te dirán que nadie lo hace y no es importante. Nosotros sabemos que los datos son lo más preciado de tu sistema. Por eso en Nikel los incorporamos para que los tengas disponibles en el nuevo sistema desde el minuto 1.
Autor: Fernando Ferrer-Bonsoms