Los tiempos han cambiado, la tecnología avanza y los hábitos de trabajo varían. El teletrabajo aparece en la vida laboral y parece que para quedarse. ¿Una amenaza? Estoy convencido que bien hecho y bien organizado, la amenaza se puede convertir en una gran oportunidad.
Muchas empresas no han dudado en seguir con el teletrabajo, la mayoría con un modelo híbrido. Desde Nikel os queremos dar unos TIPS concretos para sacarle el máximo partido al teletrabajo. Pistas o consejos que pueden servir para cualquier tipo de empresa, y que si se hace bien, puede conseguir que sea mas productivo y motivador que no el trabajo 100% presencial de toda la vida.
Dos tipos de consejos: Técnicos para asegurar el acceso, la confidencialidad y la seguridad; y Organizativos para mejorar la productividad, cohesión y rendimiento de las personas.
TIPS ORGANIZATIVOS
1. Haz que todas las personas de tu equipo preparen una lista con todas las tareas que hacen, separándolas en dos categorías:
Trabajos rutinarios y necesarios para el buen funcionamiento del “día a día” de la empresa: facturar, atender clientes, pagar nominas, presentar ofertas, …
Proyectos. Preparar el lanzamiento de un producto, diseñar una nueva línea de negocio, analizar un determinado mercado, etc. Es lo que mas nos cuesta porque nos saca de los automatismos y nos exige pensar.
Todo el mundo tiene, o debería tener, estos dos aspectos en su trabajo.
2. Una vez hecha la lista, divide entre presencial y teletrabajo:
Trabajos rutinarios en la oficina. Presencial 100%.
Proyectos en casa, con teletrabajo.
Dependiendo de la carga que tenga cada persona, y dependiendo del momento y su situación divide los días de teletrabajo y de presencial. Es decir, si los proyectos requieren aproximadamente 10 horas a la semana, 1 día de teletrabajo.
Esta regla no falla, y tendrá éxito en la medida que mantengas la disciplina y la continuidad. Lógicamente, no todo el mundo es igual y se ha de ir revisando. Pero el concepto está claro y puedo asegurar que funciona.
3. Utiliza herramientas de productividad para compartir y comunicar. Existen muchas herramientas y muy buenas. Dedica el tiempo necesario para ver cual se adapta mejor a tu empresa, y una vez decidido no dudes, llévalo hasta al final. Zoom, meet, teams, Jira, Monday, etc.
Exige siempre el uso de la cámara, ya sea desde la oficina o desde casa.
TIPS TÉCNICOS
1. Monta la infraestructura de tal forma que:
Todo el mundo utilice siempre el mismo ordenador. Ya sea un portátil que llevan consigo, o un ordenador de la oficina al que acceden desde casa como si estuvieran en la oficina.
El acceso a los datos y programas, y la velocidad de los ordenadores, sea la misma en casa que en la oficina. Esto se puede conseguir con herramientas tipo Terminal Server de Microsoft o Citrix. Si tienes Escritorio virtual esto esta asegurado y el único posible problema es la línea.
2. Ojo con la Seguridad!!.
Por un lado, las nuevas herramientas nos permiten trabajar prácticamente desde cualquier sitio, y cada vez tenemos más información y más dispersa. Ahora mas que nunca, resulta necesario tomarse muy en serio la seguridad, y esto supone probablemente un aumento en el gasto para esta partida. ¿Cuánto? Dependerá de la empresa. Lo mas importante es tomar conciencia del tema y trazar un plan.
En el caso del teletrabajo, los tips básicos son:
Haz que todos los usuarios que teletrabajan accedan por VPN.
Cuantos menos servidores mejor, y una vez definidos y claros: “Blíndalos”.
Que la VPN corte todo acceso o conexión al exterior que no sea a través del Firewall de la empresa. Aunque esto es cada vez menos importante, corta también todo acceso a los USB del ordenador.
Autor: Fernando Ferrer-Bonsoms