¿Por qué es importante una base de datos única para tu empresa?

Actualizado: 14 de oct de 2019

Coherencia de datos, ahorro de recursos, información a tiempo real… Hay múltiples factores que justifican la importancia de gestionar la profusión de datos que puede llegar a enfrentarse una empresa.


En todas las empresas los problemas de cómo gestionar toda la información que maneja están servidos. Nos referimos a información a todos los niveles de la empresa: información financiera, clientes, proveedores, logística, gestión de almacenes, manufactura, personal, gestión comercial, publicidad… La mayoría de las veces nos encontramos con empresas en expansión abriendo nuevos canales de distribución, nuevos negocios o nuevos servicios cubriendo la gestión de esta nueva información con diferentes herramientas externas a la BBDD de central.


Lo que en un principio parece un ahorro de tiempo y una aparente flexibilidad se convierte en una neblina de datos dispersos que dificulta el control sobre la actividad, la toma de decisiones y la visión global de nuestra actividad.


Una empresa ha de trabajar con una sola Base de Datos integrada que permita la recopilación de datos transaccionales compartidos de una organización. El ERP es el encargado de, a través de sus diferentes módulos, unir la plétora de procesos de negocios y permitir el flujo de datos hacia una sola base de datos. Además, existe la posibilidad de implementar soluciones periféricas apuntando a la misma BBDD; es decir, los datos y la información introducidas se comunican directamente o bien de forma automática con la base de datos central.


Una empresa ha de trabajar con una sola Base de Datos integrada que permita la recopilación de datos transaccionales compartidos de una organizació


¿Qué nos aporta una BBDD única e integrada a través del ERP?


1. Nos garantiza la integridad y unicidad de los datos a los que accede cada departamento.


Al ser única evitamos la repetición de documentos y los datos transaccionales evitando tener que introducir los datos en diferentes sistemas. Además, agiliza comunicación entre departamentos.


Con una integración de datos se puede evitar la redundancia y no sólo en términos de grandes proyectos sino también en los problemas más comunes a los que se enfrentan las empresas: registros de datos de clientes en múltiples lugares, documentación de procesos en distintos sistemas, etc.


2. Acceso a la información y los datos transaccionales a tiempo real.


Nos permite obtener informes y reportes flexibles a tiempo real agilizando la comunicación entre departamentos y entre las diferentes divisiones que pueda tener un negocio: almacenes en diferentes localizaciones, filiales, empresas con diferentes actividades empresariales…


3. Realizar un seguimiento, medir e informar de la evolución de los acontecimientos.


Permite trazar el histórico de acontecimientos sucedidos en la empresa u organización de forma global recogiendo información de diferentes departamentos, ubicaciones y empresas.


4. Realizar consultas libremente y mayor flexibilidad para generar reportes a medida.


La eliminación de los silos de datos permite a los usuarios acceder a diferentes conjuntos de información basada en sus necesidades específicas. Uno de los grupos más beneficiados son los analistas dedicando menos tiempo a recoger datos sencillos para los usuarios y dirigir los esfuerzos a analizar datos más complejos que aportan valor a la empresa.


5. Aprovechar los diversos tipos de datos.


Es importante reconocer que los distintos tipos de información crean desafíos únicos. La información de excels, diagramas, documentos técnicos, bases de datos complejas, y una amplia gama de otras fuentes, deben unirse para obtener información completa de las operaciones, especialmente cuando tecnologías emergentes como el internet de las cosas traen todavía más datos a los ecosistemas empresariales. Esta diversidad puede ser fácilmente abrumadora y los datos pueden dejarse abandonados si los usuarios no tienen acceso a ellos. Por eso es muy importante aprovechar toda la información ofreciendo interfaces intuitivas.


6. Toma de decisiones


Por otro lado, al tener una mayor rapidez para consultar la información de forma verídica, precisa y oportuna, se facilita la toma de decisiones a los mandos competentes, ejecución más rápida y con más probabilidades de éxito. Todo ello lleva a la reducción de tiempos y de los costes de los procesos implicando un incremento de la productividad.



El objetivo que debemos perseguir siempre es la búsqueda de una solución compacta que cubra el 100% de los procesos de gestión de la información en nuestra empresa, dado que si conseguimos esta agrupación de información y procesos, podremos ganar en eficiencia, en calidad de la información y en la eliminación de errores de toda la cadena de producción.

«Para mejorar la eficiencia es fundamental contar con una solución flexible que cubra al el 100% de tus procesos de gestión de información y trabaje con una sola Base de Datos»


¿Qué debe hacer una empresa para evitar recurrir a programas externos?


Desarrollar un software de gestión integral a medida (ERP) que permita gestionar y controlar toda la actividad que genera una empresa es la mejor opción. Asegura que el desarrollo de módulos, soluciones y herramientas que apuntan a una misma base de datos. Busca un proveedor que desarrolle soluciones 360 evitando la necesidad de recurrir a programas periféricos que dificultan el flujo de información generando pérdida de eficiencia y control sobre la actividad empresarial.


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